智生活管理費的三種報表

在社區財務管理中，「帳目對得起來」是最重要也最耗時的工作。智生活後台將報表分為**「期別報表」、「繳費報表」與「入帳報表」**三種，正是為了解決不同情境下的對帳需求。

簡單來說，這三份報表分別代表了對帳的三個視角：「這期收得怎樣？」、「住戶繳了沒？」、以及**「錢進戶頭了沒？」**。

以下為您分別說明它們的用意與實務操作範例：

1. 期別報表 (以「月份/期數」為主角)

• 代表用意： 這份報表是用來檢視**「特定一期管理費」的整體收繳健康度**。它的視角是固定的，例如您點開「113年3月管理費」，裡面就只會呈現這期的應繳總額、已繳總額、以及未繳名單。

• 實務操作範例：檢視社區收繳率與催繳

• 假設社區共有 278 戶，到了每個月的 15 號（繳費期限後），管理中心需要向管委會報告本月的收繳狀況。總幹事或秘書會打開「期別報表」，系統會直接顯示：「應收 278 戶，已繳 250 戶，未繳 28 戶」。您可以直接針對這 28 戶一鍵發送催繳推播，或是匯出名單作為下一期結轉（加上前期未繳）的依據。

2. 繳費報表 (以「住戶的繳款動作」為主角)

• 代表用意：

• 這份報表記錄了**「住戶端所有的繳費行為與訂單狀態」**。只要住戶在 APP 上點擊了繳費（無論是產生超商條碼、刷卡、或 ATM 虛擬帳號），系統就會在這裡產生一筆紀錄。它主要用來查詢單一住戶的繳費進度。

• 實務操作範例：處理住戶的繳費爭議

• 某住戶氣沖沖地跑到管理室，說：「我昨天明明在 7-11 繳了這期的管理費，為什麼 APP 上還顯示未繳費？」

• 這時，您就可以打開「繳費報表」，輸入該戶別查詢。您可能會看到一筆狀態為「處理中」或「等待超商回傳」的紀錄。這時您就能向住戶解釋：「您確實已經繳納，但因為超商代收系統拋轉資料需要 1~2 個工作天，請您放心，只要有收據，這筆帳絕對不會算您遲繳。」

3. 入帳報表 (以「社區銀行帳戶的實際現金」為主角)

• 代表用意：

• 這份報表是財務委員（財委）的最愛，也是最關鍵的財務報表。它代表的是**「真正已經匯入社區銀行實體帳戶的錢」**。因為住戶透過各種第三方管道（超商、信用卡、Line Pay）繳費，款項不會立刻進到社區戶頭，會經過代收單位的結算（通常會有幾天的落差）。這份報表就是用來跟「社區銀行存摺」對接的。

• 實務操作範例：每月初的銀行存摺對帳

• 財委拿著社區的銀行存摺，看到 4 月 5 日有一筆來自代收機構（例如智生活或第三方支付）匯入的「一坨」總金額：$154,320 元。

• 財委需要知道這 $154,320 元到底是哪些住戶繳的？這時只要打開「入帳報表」，將查詢日期設定為 4 月 5 日，系統就會列出這筆總額是由哪幾戶、用什麼方式繳納的明細，讓財委可以輕鬆在財報上銷帳，一毛錢都不會少算。

📋 三大報表快速比較總結

這三種報表各司其職，串聯起來就能形成一個無死角的社區防漏財網。

產製本期(下月)的期別報表

您提到的這個流程，在物業管理實務上稱為**「批次結轉」。因為社區的「戶別」和「每月應繳基本管理費」通常是固定的，所以最聰明的做法絕對不是每個月重做一份表，而是「拿上一期的表格當作底稿來修改」**。

以下為您梳理這個「最簡單產出方式」的標準工作流，您可以直接作為每月初建立新期別的SOP：

📝 最簡便的本期報表產出 SOP：

第一步：取得「前期未繳名單」

1. 在智生活後台，進入「上期」的管理費期別。

2. 篩選出狀態為「未繳」的住戶。

3. 點擊「匯出」，將這份只有欠款住戶的 Excel 名單下載下來。

第二步：準備「本期底稿」（即您說的以上期報表為基礎）

1. 打開您「上個月」上傳的那份原始 Excel 檔案（這份檔案已經有完整的 278 戶戶別與基本管理費）。

2. 將檔名另存為「本月（新一期）管理費」。

第三步：核實修訂（將欠款加上去）

1. 在本期的 Excel 表格中，新增一個欄位，例如命名為**「前期未繳」或「歷史欠款」**。

2. 對照第一步下載的「未繳名單」，將那些戶別的欠款金額，填入這個新增的欄位中。

3. (💡 實務進階技巧：如果欠款戶數較多，這裡就可以使用 Excel 的 VLOOKUP 函數，讓系統自動把未繳名單的金額，一秒自動填入本期的表格中，完全不用人工比對！)

第四步：上傳並產出新期別

1. 確認總金額無誤後，儲存這份更新好的 Excel。

2. 進入智生活後台，點選「新增期別」，並上傳這份做好的 Excel。

3. 啟用後，本期的帳單就大功告成了！

🌟 這樣做的好處：

• 對住戶而言： 當住戶打開智生活 APP 時，他會看到一張「合併帳單」。明細會清楚列出：「本月管理費 X 元」+「前期未繳 Y 元」=「本期應繳總額 Z 元」。住戶只要拿著一個條碼去超商，就能一次把新舊帳款繳清，不會發生「繳了這期、漏了上期」的狀況。

• 對管理室與財委而言： 帳目永遠保持最新狀態，不會因為跨月而讓舊帳變成呆帳，對帳時也只需要看最新這一期的報表即可，大幅減輕負擔。

善用報表提供收繳狀況與銀行對帳

將系統裡的原始數據轉換成管委會（特別是財委和主委）能一目了然的「開會格式」，是展現社區管理專業度的關鍵步驟。管委會開會時，委員們通常不需要看密密麻麻的明細，他們最關心的是**「總結數據」與「異常狀況」**。

以下為您示範如何將智生活匯出的報表，整理成適合對帳與開會的實務格式：

第一步：從系統匯出原始 Excel 報表

在智生活的「期別報表」與「入帳報表」頁面右上角或列表上方，都會有**「匯出」或「下載報表」**的按鈕。請在每月初（準備結算上個月帳務時），將這兩份報表匯出成 Excel 檔案儲存備用。

第二步：製作「財務收繳狀況總表」（適用於例行會議報告）

這份報表主要利用**「期別報表」**的數據來製作，目的是向委員報告當期的收費績效。當您將期別報表匯出後，Excel 檔案中會呈現完整的 278 筆戶別資料。在開會時，委員們不需要逐筆查看，您只需要利用 Excel 進行簡單的整理：

1. 資料篩選與加總：

• 打開匯出的 Excel，利用 Excel 的「加總 (SUM)」功能，算出「應收總額」與「已收總額」。

• 利用「篩選」功能，將狀態為「未繳」的住戶單獨列出來。

2. 產出開會用格式（範例）：

您可以直接在 Excel 新增一個工作表，或是複製以下格式到 Word / PPT 中呈現給委員看：

【113年3月份管理費 收繳報告】

• 本期應收總額： $556,000 元

• 本期已收總額： $512,000 元 (收繳率：92%)

• 本期未繳總額： $44,000 元

⚠️ 異常/未繳名單提報（共 X 戶）：

• A棟 3 樓之 2（陳先生）：欠款 1 期（已發送 APP 推播催繳）

• B棟 5 樓之 1（林小姐）：欠款 3 期（擬請管委會決議是否寄發存證信函）

• (其餘零星欠款名單詳見附件明細...)

💡 實務技巧： 開會時只報「總數」和「欠繳較久需特別處理的釘子戶」，其餘明細列為紙本附件供委員翻閱即可，這樣能大幅提升會議效率。

第三步：製作「銀行存款對帳單」（適用於財委核帳）

這份報表主要利用**「入帳報表」**來製作，目的是讓財委能拿著社區的「實體銀行存摺」一筆一筆打勾銷帳。

1. 資料整理與隱藏：

• 打開匯出的「入帳報表」Excel。原始報表可能欄位很多（包含代收手續費、繳款方式等）。

• 為了版面乾淨，您可以隱藏或刪除不需要的欄位，只留下最核心的四個欄位：「入帳日期」、「繳款戶別」、「實收金額」、「備註」。

2. 產出對帳用格式（範例）：

您可以將整理好的表格印出來，並在最右側手動加上一個「存摺核對」的打勾欄位，讓財委簽名：

💡 實務技巧： 由於智生活或超商代收通常會將多筆款項「整坨」匯入社區帳戶（例如上面第一筆的 15 萬元），您可以在這筆大項目的下方，附上這 15 萬是由哪幾戶組成的「子明細」，財委只要看到存摺上有一筆 15 萬進帳，再對照您的明細，就能安心簽字了。

透過「收繳總表抓大方向」加上「入帳報表對接存摺」，就能完美應付管委會對財務透明度的要求。

 Excel 的樞紐分析表 

使用 Excel 的「樞紐分析表（Pivot Table）」絕對是處理社區帳務的超級神器！當您從智生活後台匯出報表時，面對整整 278 筆戶別的明細資料，如果一筆一筆用計算機按，不僅眼睛容易花，還非常容易出錯。

透過樞紐分析表，您只需要「拉幾個欄位」，Excel 就會在 3 秒內幫您把這 278 筆資料自動分類並加總好，直接產出能印給管委會看的漂亮報表。

以下為您拆解實作步驟：

🛠️ 基礎準備：插入樞紐分析表

1. 打開匯出的 Excel 報表（例如：期別報表）。

2. 全選資料：點擊資料範圍內的任意一個儲存格，然後按下鍵盤的 Ctrl + A（全選），確保所有的標題列和資料都被框起來。

3. 插入樞紐：點擊 Excel 上方選單的**「插入」** ➔ 選擇最左邊的**「樞紐分析表」**。

4. 確認範圍：跳出視窗後直接按「確定」，Excel 會自動開一個新的工作表，這就是您的「樞紐分析表」工作區。

接下來，畫面右側會出現一個**「樞紐分析表欄位」**的面板，這就是施展魔法的地方。我們根據兩種最常見的開會情境來實作：

情境一：一秒產出「本期收繳總額與欠款總額」

這個情境適用於向委員報告整體的財務健康度。

1. 拖曳欄位：

   • 將**「繳費狀態」（或稱狀態）這個欄位，用滑鼠按住，拖曳到右下方的「列（Rows）」**區塊。

   • 將**「應收金額」（或實收金額）這個欄位，拖曳到右下方的「值（Values）」**區塊。

2. 見證奇蹟：

   • 左邊的表格會瞬間變成兩三行，直接告訴您：「已繳」的總金額是多少、「未繳」的總金額是多少。

3. 小撇步： 如果「值」跑出來的是「計數」（算筆數），請點擊該欄位右邊的小箭頭，選擇「值欄位設定」，改成**「加總」**即可。

情境二：一秒抓出「所有未繳費戶別清單」

這個情境適用於製作催繳名單或異常提報。

1. 拖曳欄位：

   • 將**「繳費狀態」拖曳到左下方的「篩選（Filters）」**區塊。

   • 將**「戶別」（或棟別/戶號）拖曳到左下方的「列（Rows）」**區塊。

   • 將**「應繳金額」拖曳到右下方的「值（Values）」**區塊（記得確認是「加總」）。

2. 操作篩選器：

   • 報表最上方會出現一個「繳費狀態」的下拉式選單。點開它，勾選**「未繳」**。

3. 見證奇蹟：

   • 畫面馬上會過濾掉已經乖乖繳錢的住戶，只留下一份乾淨、整齊的「欠款名單」，旁邊還附上他們個別欠了多少錢。您可以直接把這份清單複製起來，貼到開會報告裡！

樞紐分析表的好處是「不破壞原始資料」，您可以在右邊的面板隨意把欄位拉進拉出，直到湊出您想要的報表格式為止，非常適合用來應付各種委員臨時提出的數據需求。

EXCEL的 VLOOKUP函數 

掌握 VLOOKUP 函數，絕對是社區財務管理的重大里程碑。面對社區整整 278 戶的住戶名單，如果要用雙眼在兩份 Excel 表格之間來回比對誰有欠款、欠了多少，不僅耗費眼力，還非常容易填錯格子。

VLOOKUP 就是您的「自動比對機器人」。只要給它明確的指令，它就能在 1 秒內幫您把所有欠繳戶的金額，精準地填入本期的新表格中。

我們直接以**「將上期未繳金額，自動帶入本期表格」**為情境來實作：

📁 實作情境設定

假設您現在手邊有兩個 Excel 工作表：

• 表 A (本期底稿)： 這是您準備上傳的新表格，裡面有完整的 278 戶名單。您在裡面新增了一個空白欄位叫「上期未繳」。

• 表 B (欠款名單)： 這是您從智生活後台匯出的上期未繳名單（假設有 15 戶），裡面有「戶別」和「欠款金額」。

我們的目標： 讓 Excel 自動拿「表 A」的戶別，去「表 B」裡面找。如果有找到，就把欠款金額抓過來填上；如果沒找到（代表該戶上期已繳清），就不填。

🔍 VLOOKUP 的四大通關密語

VLOOKUP 函數的結構看起來有點嚇人：=VLOOKUP(找什麼, 去哪找, 傳回第幾欄, 精確找還是大概找)，但其實只要翻譯成白話文就很好懂：

1. 找什麼 (Lookup_value)： 您要比對的「關鍵字」。在社區管理中，最準確的關鍵字就是**「戶別」**（例如：A棟-3F-2）。

2. 去哪找 (Table_array)： 您要機器人去哪裡搜尋。也就是把表 B (欠款名單) 的範圍全部框起來。

3. 傳回第幾欄 (Col_index_num)： 機器人找到該戶別後，您要它把表 B 的第幾欄資料抓過來？如果表 B 第一欄是戶別、第二欄是姓名、第三欄是電話、第四欄是欠款金額，那您就要輸入 4。

4. 怎麼找 (Range_lookup)： 社區帳務容不下模糊空間，請一律輸入 0 (或 FALSE)，代表「完全精確比對」，戶別連一個字元都不差才抓資料。

💻 實戰操作 4 步驟

1. 點擊目標儲存格： 在「表 A (本期底稿)」的第一個住戶（例如第 2 列）的「上期未繳」空白儲存格上點一下。

2. 輸入公式： 輸入 =VLOOKUP(，接著依序點選或輸入上述的四個密語。

   • 公式看起來會像這樣： =VLOOKUP(A2, '上期未繳名單'!A:D, 4, 0)

3. 下拉複製公式： 第一戶的金額抓出來後（如果他沒欠款，Excel 會顯示 #N/A 錯誤，這是正常的），點擊該儲存格右下角的小黑十字，快速點兩下或往下拉，把公式套用到全部 278 戶。

4. 處理找不到的資料 (#N/A)： 那些顯示 #N/A 的住戶，代表他們在欠款名單上找不到（也就是沒欠錢）。您可以利用 Excel 的「尋找與取代」功能，把所有的 #N/A 一次全部取代成數字 0。

大功告成！原本可能要花半小時一筆一筆核對的苦差事，現在只需要輸入一行公式、往下一拉，瞬間就能產出完美無瑕的本期管理費報表，直接上傳智生活 APP 啟用！

EXCEL的IFERROR函數

在我們剛剛的情境中，當 VLOOKUP 在「上期未繳名單」中找不到某個乖乖繳錢的住戶時，Excel 會很誠實地給您一個 #N/A（意思是 Not Available，找不到資料）。但這個 #N/A 會導致我們後續無法把「本期管理費」和「前期未繳」加總在一起。

IFERROR 函數就像是一個**「錯誤攔截網」，它的工作就是：「如果公式算出來有錯誤，就幫我換成指定的內容；如果沒錯誤，就照常顯示。」**

以下為您拆解如何將這兩個函數完美結合：

🛡️ IFERROR 的白話文邏輯

IFERROR 的語法非常簡單，只有兩個密語： =IFERROR(原本的計算公式, 發生錯誤時要顯示什麼)

套用在社區管理費的情境中，邏輯就是： 「去幫我查這個住戶有沒有欠款（VLOOKUP），如果查不到（發生錯誤），就直接幫我填上 0 元。」

🚀 完美結合：VLOOKUP + IFERROR 實戰

讓我們把剛剛那串 VLOOKUP 公式包進 IFERROR 裡面。

1. 原本的 VLOOKUP 公式： VLOOKUP(A2, '上期未繳名單'!A:D, 4, 0)

2. 加上 IFERROR 攔截網： 在原本公式的最前面加上 IFERROR(，然後在公式的最尾巴加上 , 0)。
   完整的終極公式會長這樣： =IFERROR(VLOOKUP(A2, '上期未繳名單'!A:D, 4, 0), 0)

💻 實作 3 步驟

1. 輸入終極公式： 在「表 A (本期底稿)」的「上期未繳」第一戶（例如第 2 列）的空白儲存格中，完整輸入上面這串加上了 IFERROR 的公式，然後按下 Enter。

2. 見證神奇瞬間：

   • 如果這個住戶有在上期未繳名單內，格子裡會精準顯示他欠的金額（例如：2000）。

   • 如果這個住戶沒有在上期未繳名單內，格子裡會直接顯示漂漂亮亮的 0，再也不會出現礙眼的 #N/A！

3. 下拉複製： 點擊該儲存格右下角的小黑十字，快速點兩下，瞬間套用到社區的 278 戶。

只要學會這招，每個月製作這 278 戶的新期別報表，真的只需要不到 3 分鐘的時間。匯出名單、貼上底稿、公式一拉，立刻就能上傳到智生活 APP 啟用發單了！

上傳前的關鍵防呆-消除公式值

這個步驟非常重要！ 因為智生活 APP 的後台系統只看得懂「純數字」，如果我們直接把帶有 VLOOKUP 或 =D2+E2 這類「公式」的 Excel 檔案上傳，系統在抓取資料時可能會判讀失敗或產生亂碼。

因此，在上傳前，我們必須把這些聰明的公式變成「單純的數字」：

1. 全選資料： 將您剛剛算好的「前期未繳 (E欄)」與「應繳總計 (F欄)」這兩欄的資料全部反白選起來。

2. 複製： 按下鍵盤的 Ctrl + C（或按右鍵選複製）。

3. 選擇性貼上： 在原本反白的地方，按一下滑鼠右鍵，找到**「選擇性貼上」的選項（圖示通常是一個貼上板配上數字 123），點擊「值（Values）」**。

💡 驗收成果： 這時候您再去點擊任何一個儲存格，會發現上方資料編輯列裡的那些落落長的公式都不見了，變成了紮紮實實的純數字！

把這份乾淨、精準的表格儲存起來，您這個月的管理費前置作業就徹底完工了，接下來只要進後台花 1 分鐘上傳，住戶的手機就會立刻收到熱騰騰的合併繳費單！

現在我們手邊已經有一份完美合併了本期與前期欠款、且轉換成純數字的 Excel 報表了！接下來，我們只要把這份涵蓋社區 278 戶的精華檔案上傳，這個月的管理費開單作業就大功告成了。

以下為您整理智生活後台正式上傳與發送通知的完整 4 步驟：

🚀 智生活管理費報表上傳與啟用步驟

第一步：進入新增期別畫面 打開智生活管理版首頁，找到「管理費」圖示並點擊進入。進入「期別列表」後，點選畫面上的「新增」按鈕。

第二步：確認基本資料與命名 確認系統帶出的期別基本資料無誤後，點擊「下一步」。接著，在對應欄位填寫本次繳費期別的名稱（例如：113年4月管理費）。

第三步：上傳社區表格 在命名的下方，找到「上傳社區表格」的區塊並點擊選擇檔案。選擇我們剛剛精心製作、已經去除掉所有公式的完美 Excel 報表進行上傳。確認資料上傳完成後，點擊下方的「儲存」按鈕。

第四步：正式啟用與發送通知 儲存後，畫面會跳轉回期別列表。找到您剛剛建立的這筆當期資料，點選右側的「啟用」按鈕。此時系統會跳出最終的確認視窗，只要點選「我確定並啟用」，系統就會立刻將熱騰騰的繳費單推播發送給住戶們了！

這套流程熟練之後，每個月處理社區帳務的時間絕對會大幅縮短，讓您有更多心力投入其他的社區營造規劃！